Cuando contabilizamos las salidas de tesorería pueden surgir dudas en la clasificación de los pagos: en general los pagos son para pagar facturas de gastos. Pero no siempre es así. Existen también los gastos suplidos y las provisiones de fondos. Veremos en este artículo qué son exactamente cada uno de ellos para aprender a diferenciarlos

Suplidos son los gastos que una empresa o profesional paga en nombre de otra y posteriormente se los repercute en una factura junto a sus honorarios por prestación de servicios o a los productos vendidos.
Para ser considerados suplidos el pago debe justificarse con una factura o documento a nombre del cliente final.

Pongamos un ejemplo: Contratamos a un profesional para que realice unas obras de reforma en nuestra empresa con coste de 12.000€. El profesional presenta el proyecto en el ayuntamiento y para su aprobación se requiere entre otros el pago de unas tasas de 500€, que paga el profesional en nuestro nombre. Estos 500€ son Suplidos

Cuando nos realice la factura por los trabajos realizados, incluirá además y sin añadirle IVA el importe de los Suplidos (la tasa de 500€), que justificará con el recibo de la misma adjuntado a la factura.

La contabilización para el profesional será la siguiente:

En el momento de realizar el pago:

En el momento de emitir la factura:

Otro ejemplo podría ser venta de una mercancía en la que el vendedor ha pagado por adelantado el coste del trasporte y se lo repercute al cliente en factura.

Son gastos los que se generan para poder llevar a cabo la actividad del negocio, desde el alquiler, los suministros, los salarios, la seguridad social, los seguros, los servicios de profesionales, los impuestos, los gastos financieros, etc.

Los pagos por gastos realizados se contabilizan contra el proveedor o acreedor que emitió la factura quedando así el proveedor saldado.

Utilizaremos el mismo profesional de las reformas para poner un ejemplo. Imaginemos que tiene contratados a 1 paleta que realiza los trabajos. A final de cada mes deberá contabilizar y pagar la nómina de este trabajador. Cobra 2.000€ brutos, con una retención de IRPF del 15%, y una cuota a la seguridad social de 600€.

Contabilización de la nomina:

Pago de nómina:

Las cuentas del grupo 6 del plan general contable recogen los gastos y las compras. En este caso la salida de tesorería ha sido para pagar un gasto.

Veamos ahora que son las salidas para provisiones de fondos.

Las provisiones de fondos son las cantidades entregadas a cuenta, antes de la recepción de la factura.

Seguimos con nuestro profesional de las reformas para poner un ejemplo. Resulta que ahora tiene que contratar a un abogado para solucionar unas cuestiones legales. Los honorarios del abogado para este caso son 2.200€, y acuerdan un primer pago por adelantado de 1.000 € y el resto a la finalización del proceso.

Cuando el profesional hace el pago, éste no es ni un suplido, ni un gasto (Porqué todavía no se ha producido el hecho ni ha recibido la factura. Es una provisión de fondos, y lo contabilizará así:

En los 3 casos es importante que en el momento de la contabilización tengamos claro de qué tipo de pago se trata, ya que de ello dependerá que no tengamos descuadres posteriores.

En Asesoría Rubio somos un equipo de profesionales que trabajamos para dar soluciones a nuestros clientes. Si usted está interesado en que le ayudemos con la contabilidad de su negocio, puede contactarnos y nos pondremos en contacto con usted sin compromiso.